Homeoffice - was ist erlaubt, und was nicht?

Das Arbeiten im Homeoffice hat seit der Corona-Pandemie stark an Bedeutung gewonnen. Viele Unternehmen haben ihren Mitarbeitenden diese Arbeitsform angeboten oder sie dazu angehalten, um die Ansteckungsgefahr zu minimieren. Unabhängig von pandemiebedingten Notwendigkeiten wird Homeoffice von vielen Arbeitnehmenden jedoch auch als attraktive Möglichkeit angesehen, Beruf und Privatleben besser zu verbinden. Für Arbeitgeber kann Homeoffice zudem interessant sein, um die Mietkosten für Büroräumlichkeiten zu minimieren.

In letzter Zeit erleben wir allerdings einen Gegentrend: Immer mehr Unternehmen rufen ihre Mitarbeitenden zurück ins Büro, wie der Fall des winterthurer Industrieunternehmens Sulzer zeigt. Dabei stellt sich die Frage, welche rechtlichen Rahmenbedingungen für diese Form des Arbeitens gelten und welche Rechte und Pflichten Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben. Der folgende Überblick beleuchtet die wesentlichen Punkte, die aus rechtlicher Sicht sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer relevant sind.

1. Freiwilligkeit und Anordnung von Homeoffice

Homeoffice kann nicht einseitig durch den Arbeitgeber angeordnet werden. Auch wenn die Arbeitsaufgaben es ermöglichen, dass diese von zu Hause aus erledigt werden können, bedarf es einer gemeinsamen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Umgekehrt besteht kein genereller Anspruch des Arbeitnehmers auf die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, wenn dies nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag oder in einem Reglement geregelt ist. Arbeitgeber sollten zudem bedenken, dass eine einseitige Anordnung von Homeoffice ohne vorherige Abstimmung mit den Mitarbeitenden eine Vertragsänderung darstellt und rechtlich problematisch sein kann.

In besonderen Ausnahmefällen, beispielsweise in Notsituationen, darf der Arbeitgeber auf Grundlage seines gesetzlichen Weisungsrechts unter Umständen vorübergehend Homeoffice anordnen. Voraussetzung dafür ist, dass eine solche Anordnung für den betroffenen Mitarbeiter im jeweiligen Fall zumutbar ist.

2. Arbeitszeitregelungen im Homeoffice

Auch wenn die Arbeit von zu Hause aus erfolgt, gelten die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit, die im Arbeitsgesetz (ArG) verankert sind, uneingeschränkt weiter. Das bedeutet, dass auch im Homeoffice die regulären Arbeitszeiten, Pausenregelungen sowie Ruhezeiten eingehalten werden müssen. Die Überwachung und Erfassung der Arbeitszeiten ist im Homeoffice eine Herausforderung, bleibt jedoch eine Pflicht des Arbeitgebers. Klare und transparente Vereinbarungen zur Zeiterfassung sollten getroffen werden, um spätere Konflikte zu vermeiden. Dies gilt besonders für Überstunden, die im Homeoffice oftmals schwerer nachweisbar sind, jedoch dennoch nach den üblichen Regeln vergütet oder durch Freizeit ausgeglichen werden müssen.

3. Gesundheitsschutz und Arbeitsplatzausstattung

Ein weiteres zentrales Thema ist der Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden. Auch im Homeoffice sind Arbeitgeber verpflichtet, die Gesundheit ihrer Beschäftigten zu schützen. Dies umfasst auch die ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes. Obwohl der Arbeitgeber nicht direkt Einfluss auf die häuslichen Arbeitsbedingungen nehmen kann, liegt es in seiner Verantwortung, auf die Einhaltung der Vorschriften zu achten. Zudem kann der Arbeitgeber verpflichtet sein, notwendige Arbeitsmittel wie Schreibtische, Bürostühle oder Monitore zur Verfügung zu stellen oder sich an den Kosten zu beteiligen. Eine klare Regelung im Arbeitsvertrag oder in einer Homeoffice-Vereinbarung ist hierbei ratsam.

4. Kostentragung und Arbeitsmittel

Die Kostenregelung im Homeoffice unterscheidet zwischen Aufwendungen für Arbeitsgeräte und Material sowie berufsbedingten Auslagen. Wenn der Arbeitgeber Homeoffice anordnet, ist er in der Regel verpflichtet, notwendige Arbeitsmittel wie Computer, Software, Internetzugang und Telefonkosten bereitzustellen oder zu erstatten. Bei freiwilligen Vereinbarungen können alternative Regelungen, wie Pauschalen, getroffen werden. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten solche Kostenübernahmen im Voraus vertraglich festgelegt werden.

Arbeitgeber können ihre Mitarbeitenden vertraglich verpflichten, private Arbeitsgeräte wie Laptops oder Drucker ohne Entschädigung zu nutzen. Fehlt eine ausdrückliche Regelung, haben Arbeitnehmende gemäss Art. 327 Abs. 1 Obligationenrecht (OR) Anspruch auf eine angemessene Entschädigung für eingesetzte Arbeitsmittel und Material. Im Gegensatz dazu ist der Auslagenersatz nach Art. 327a OR zwingend und kann nicht vertraglich ausgeschlossen werden. Arbeitnehmende sind berechtigt, alle durch die Ausführung ihrer Arbeit notwendigen Auslagen zurückzufordern, vorausgesetzt, diese sind tatsächlich für die berufliche Tätigkeit erforderlich.

Wenn Arbeitnehmende freiwillig im Homeoffice arbeiten, obwohl ihnen ein geeigneter Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung steht, besteht kein Anspruch auf Auslagenersatz. Anders ist die Situation zu bewerten, wenn kein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden ist und die Arbeitsleistung zwingend im Homeoffice erbracht werden muss. Laut dem Bundesgerichtsurteil 4A_533/2018 vom 23. April 2019 ist der Arbeitgeber verpflichtet, sich anteilsmässig an den Raumkosten sowie anderen Auslagen, wie Kommunikationskosten, zu beteiligen. Da es oft schwierig ist, einzelne Ausgaben im Zusammenhang mit der Homeoffice-Arbeit genau zu ermitteln, empfiehlt es sich, die anfallenden Kosten pauschal zu vergüten.

5. Datenschutz und Vertraulichkeit

Ein besonders sensibler Punkt beim Arbeiten im Homeoffice ist der Datenschutz und die Geheimhaltungspflicht. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass auch im Homeoffice der Schutz von personenbezogenen und sensiblen Unternehmensdaten gewährleistet ist. Er ist als Bearbeiter nach DSG dazu verpflichtet. Dies bedeutet, dass entsprechende Vorkehrungen getroffen werden müssen, um den Zugriff durch Dritte zu verhindern. Dazu gehört die Bereitstellung sicherer IT-Infrastrukturen, wie VPN-Verbindungen, sowie Schulungen der Mitarbeitenden im Umgang mit sensiblen Daten. Arbeitnehmer sind ebenfalls verpflichtet, im Rahmen ihrer Möglichkeiten den Datenschutz und die Geheimhaltung von Unternehmens- und Kundendaten zu gewährleisten, beispielsweise indem sie den Arbeitsplatz zu Hause vor unbefugtem Zugriff schützen. Bei Verstössen oder unsachgemässer Handhabung von Arbeitsmitteln haften Arbeitnehmer unter Umständen, insbesondere bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz (vgl. Art. 321e OR). Auch hier empfiehlt es sich, vertragliche Regelungen zur Haftung klar zu definieren.

6. Homeoffice im Ausland

Wenn ein Arbeitnehmer mit Staatsangehörigkeit der EU/EFTA, der bei einem Schweizer Arbeitgeber angestellt ist, regelmässig im Homeoffice aus seinem Wohnsitzstaat in der EU/EFTA arbeiten möchte, kann dies erhebliche finanzielle Folgen für den Arbeitgeber haben. Bei einer Homeoffice-Tätigkeit von mindestens 25 Prozent wird der Arbeitnehmer aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht so behandelt, als ob er seine gesamte Arbeit im Wohnsitzstaat ausführt. Dies bedeutet, dass sämtliche Sozialabgaben in diesem Land entrichtet werden müssen. Um die damit verbundenen finanziellen Nachteile, wie höhere Sozialabgaben, grösseren administrativen Aufwand und eventuell zusätzliche Lohnnebenkosten, zu vermeiden, sollte das zeitliche Pensum der Homeoffice-Tätigkeit auf unter 25 Prozent der insgesamt geleisteten Arbeitszeit begrenzt werden. Idealerweise sollte dies maximal einen Tag pro Woche betragen, wobei bei Teilzeitangestellten das Pensum anteilsmässig reduziert werden muss.

Die geleistete Arbeitszeit muss im Wohnsitzstaat genau erfasst und vom Arbeitgeber kontrolliert werden, um unerwünschte steuerliche Konsequenzen, wie die Begründung einer Betriebsstätte im Ausland, zu vermeiden. Es empfiehlt sich, eine zeitliche Beschränkung von 20 Prozent für Mitarbeitende mit Wohnsitz in der EU/EFTA festzulegen, während in der Schweiz keine derartigen Einschränkungen nötig sind.

Fazit

Das Arbeiten im Homeoffice bietet zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch auch eine genaue Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten klare Vereinbarungen treffen, um sowohl die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit, zum Gesundheitsschutz und zur Kostentragung als auch die Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen. Eine schriftliche Vereinbarung, die alle relevanten Punkte regelt, ist empfehlenswert, um potenzielle Konflikte zu vermeiden und eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.

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