Rechtssicherheit bei Backgroundchecks von Bewerbern: Was ist erlaubt?
Haben Sie schon einmal einen Bewerber online gescannt oder
seine Social-Media-Profile durchgecheckt, um mehr über ihn zu erfahren? Viele
Arbeitgeber nutzen mittlerweile die Möglichkeit, Bewerber online zu
recherchieren, bevor sie eine Einstellungsentscheidung treffen. Doch ist das
überhaupt erlaubt? In diesem Blogbeitrag gehen wir der Frage nach, wie weit
Backgroundchecks von Bewerbern rechtlich zulässig sind und welche Grenzen
Arbeitgeber unbedingt beachten sollten.
Warum sind Backgroundchecks bei Bewerbern so relevant?
In Zeiten von Social Media und digitalen Netzwerken ist es verlockend, so viele Informationen wie möglich über potenzielle Mitarbeitende zu sammeln. Unternehmen möchten sicherstellen, dass der ausgewählte Kandidat nicht nur die notwendigen Fähigkeiten besitzt, sondern auch persönlich und kulturell gut ins Team passt. Doch hierbei ist Vorsicht geboten: Es gibt strenge datenschutzrechtliche und arbeitsrechtliche Regeln, die bei solchen Überprüfungen eingehalten werden müssen.
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten?
Das Datenschutzgesetz (DSG) definiert Personendaten als jegliche Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Diese Daten stehen unter einem strengen Schutz und dürfen nur dann verarbeitet werden, wenn es gesetzlich erlaubt ist oder die betroffene Person ihre Zustimmung gegeben hat.
Im Arbeitsrecht gilt der Grundsatz, dass der Arbeitgeber nur solche Daten erheben darf, die für die Eignung des Bewerbers relevant sind oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags notwendig sind. Das bedeutet: Nur Informationen, die einen direkten Bezug zur ausgeschriebenen Stelle haben, dürfen erhoben werden. Das zufällige Durchsuchen des Internets oder sozialer Medien, um mehr über die private Person hinter dem Bewerber zu erfahren, ist oft unzulässig.
Erlaubt oder verboten? Ein Blick auf verschiedene Quellen
- Private soziale Netzwerke (z.B. Facebook, Instagram): Hier ist besondere Vorsicht geboten. Diese Netzwerke enthalten in der Regel persönliche und private Informationen, die nicht für Arbeitgeber bestimmt sind. Ohne die ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers ist es nicht zulässig, auf diese Daten zuzugreifen.
- Berufliche soziale Netzwerke (z.B. LinkedIn, Xing): Anders sieht es bei beruflich orientierten Netzwerken aus. Da die Nutzer diese Plattformen bewusst für die Darstellung ihrer beruflichen Fähigkeiten und Erfahrungen nutzen, dürfen Arbeitgeber hier nach Informationen suchen. Die Daten sind öffentlich zugänglich und stehen in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Qualifikation der Bewerber.
- Personensuchdienste und Internetsuchmaschinen: Auch hier gibt es Einschränkungen. Viele der Informationen, die über solche Quellen gefunden werden können, sind unzuverlässig oder irrelevant. Zudem besteht die Gefahr, dass durch die Recherche eine Ungleichbehandlung entsteht, da Bewerber mit ungewöhnlichen oder seltenen Namen leichter auffindbar sind als jene mit häufigen Namen.
- Gesundheitsdaten oder religiöse Überzeugungen: Besonders schützenswerte Daten, wie Gesundheitsinformationen oder religiöse Ansichten, unterliegen einem noch strengeren Schutz. Diese Informationen dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Bewerbers erhoben und verarbeitet werden.
Transparenz und Zustimmung sind entscheidend
Einer der wichtigsten rechtlichen Grundsätze bei der Durchführung von Backgroundchecks ist die Transparenz. Bewerber müssen bereits zu Beginn des Bewerbungsprozesses darüber informiert werden, ob und welche Art von Hintergrundrecherchen durchgeführt werden. Ebenso muss die Zustimmung der Bewerber freiwillig und informiert erfolgen. Arbeitgeber sollten klar kommunizieren, welche Daten sie erheben möchten, zu welchem Zweck dies geschieht und wie diese Daten verwendet werden.
Fehlt die Zustimmung, kann dies rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Es ist daher ratsam, von Anfang an offen mit Bewerbern über die Möglichkeit von Backgroundchecks zu sprechen und sicherzustellen, dass alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.
Ausnahmefälle: Wenn intensivere Backgroundchecks erforderlich sind
Es gibt bestimmte Ausnahmefälle, in denen umfassendere Backgroundchecks erforderlich und auch erlaubt sein können. Dies betrifft vor allem Positionen mit besonderer Verantwortung, etwa im Finanzwesen oder in der IT-Sicherheit. In solchen Fällen ist es zulässig, intensivere Überprüfungen durchzuführen, wie z.B. die Einsicht in den Strafregisterauszug oder die Abfrage finanzieller Daten. Auch hier ist jedoch stets die ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers erforderlich.
Fazit: Sorgfältige Planung und Rücksicht auf die Privatsphäre
Die Durchführung von Backgroundchecks bei Bewerbern bietet Unternehmen eine wertvolle Möglichkeit, mehr über potenzielle Mitarbeitende zu erfahren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dabei ist jedoch sicherzustellen, dass diese Überprüfungen stets im Einklang mit dem geltenden Datenschutz- und Arbeitsrecht stehen. Arbeitgeber dürfen nur die Daten erheben, die für die ausgeschriebene Stelle relevant sind und müssen Bewerber transparent über die Datenerhebung informieren.
Durch eine transparente Kommunikation und die Einholung der freiwilligen Zustimmung der Bewerber können Unternehmen sicherstellen, dass die Rechte der Bewerber gewahrt werden und gleichzeitig ein fairer und rechtssicherer Bewerbungsprozess gewährleistet ist.
Wenn Sie Fragen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen für Backgroundchecks haben oder Unterstützung bei der Gestaltung eines datenschutzkonformen Bewerbungsprozesses benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Mit Schrembs Legal sind Sie in sicheren Händen!
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